Governança corporativa

São Condutas Intoleráveis para a Takter Brasil aquelas que violem o relacionamento ético ou legal dentro da empresa, entre Dirigentes, Colaboradores, Clientes, Parceiros e Fornecedores, especialmente Atos Lesivos, Corrupção, Fraude, Pagamento Facilitador, divulgação de Informação Sigilosa e recebimento de vantagem indevida, mais ainda quando se tratar de Entidades Públicas e Agentes Públicos. São igualmente intoleráveis as discriminações de todas as espécies (raça, cor, origem, gênero, orientação sexual, crença religiosa, opção de sindicalização, convicção política ou ideológica, classe social, condição física, deficiência de qualquer espécie, estado civil, idade etc.) e assédio moral, sexual ou de outra natureza. São agravantes das Condutas Intoleráveis a utilização dos cargos ou função na Takter Brasil para obtenção de vantagens indevidas, diretas ou indiretas, com prejuízo aos negócios ou à imagem da empresa.

São condutas indesejáveis para a Takter Brasil e, portanto, devem ser abolidas na empresa, aquelas que causam impacto negativo nos relacionamentos interpessoais e no livre exercício das atividades de Dirigentes, Colaboradores, Clientes, Parceiros e Fornecedores. São exemplos:

• aproveitar o bom relacionamento para deixar de cumprir as próprias obrigações;
• deixar de comunicar na admissão ou em tempo posterior qualquer vínculo afetivo ou de parentesco que possa gerar Conflito de Interesses, tal como definido nesta Política;
• solicitar ou ceder empréstimos pessoais a colegas de trabalho;
• comprar ou vender mercadorias ou serviços de qualquer natureza nas dependências físicas da Takter Brasil, sem autorização expressa do Comitê de Compliance;
• realizar rifas, bolões, jogos ou outra espécie de sorteios com premiação;
• utilizar redes sociais para expor informações privadas da Takter Brasil, de Dirigentes, Colaboradores, Clientes, Parceiros ou Fornecedores;
• oferecer hospitalidade ou entretenimento, doações ou contribuições sociais em nome da Takter Brasil ou de alguma maneira a ela relacionada quando não devidamente autorizado pelo Comitê de Compliance;
• fazer propaganda política, religiosa ou comercial nas dependências da Takter Brasil ou em seu nome ou, ainda, de alguma maneira a ela vinculada.

A Takter Brasil espera que seus Dirigentes, Colaboradores, Clientes, Parceiros e Fornecedores ajam de maneira íntegra, honesta e ética, com respeito às leis e a esta Política. Espera ainda que todo comportamento que fira a presente Política, a ética ou leis, especialmente Atos Lesivos, Corrupção, Fraude, Pagamento Facilitador e divulgação não autorizada de Informação Sigilosa seja prontamente reportado ao Comitê de Compliance por aqueles que tiverem conhecimento dos desvios, garantidos o anonimato e a proteção do denunciante.

Presentes e Brindes podem ser oferecidos e aceitos pelos Dirigentes e Colaboradores da Takter Brasil desde que não afrontem a moral, os bons costumes, não possam ser confundidos com Atos Lesivos, Corrupção, Fraude ou Pagamento Facilitador e cumpram com o seguinte:

• aos Agentes Públicos e aos Agentes Privados, só é permitida a distribuição de brindes no valor global máximo de R$100,00 contendo a logomarca da Takter Brasil, a título de cortesia e de divulgação da empresa;
• aos Agentes Públicos e aos Agentes Privados, é vedada a oferta de entretenimento, viagens, hospedagem, refeições e adornos de qualquer espécie, exceto quando se trata de evento comercial de divulgação dos produtos e serviços da Takter Brasil em que o Agente Público ou o Agente Privado aceita realizar palestra gratuita ou remunerada, devidamente autorizado pelo Comitê de Compliance e desde que não tenha o caráter de troca de favores ou obtenção indevida de vantagens;
• Presentes e Brindes devem ser contabilizados em conformidade com os princípios contábeis aceitos e a legislação pertinente.

Contrato de Patrocínio pode ser celebrado nas seguintes condições:

• deve haver Estudo Preliminar de Viabilidade Econômica e expectativa de retorno financeiro;
• deve ser vinculado à divulgação da marca Takter Brasil, seus produtos e serviços;
• deve ser precedido de autorização do Comitê de Compliance, cuja requisição será devidamente motivada e instruída com o Estudo Preliminar de Viabilidade Econômica;
• Patrocínio é contabilizado em conformidade com os princípios contábeis aceitos e a legislação pertinente;
• a continuidade de Patrocínio e sua renovação é condicionada a integral, adequada e regular prestação de contas dos valores recebidos;
• é vedado o Patrocínio a Entidades Públicas, exceto quando ela for a organizadora do evento, a Takter Brasil não for a única participante e patrocinadora e dentre as demais estejam empresas concorrentes.

A Takter Brasil não faz Contribuições e Doações Políticas, nem a partidos políticos, a campanhas políticas ou a candidatos a cargos públicos de qualquer natureza. É expressamente vedada essa prática em nome da Takter Brasil por seus Dirigentes, Colaboradores, Clientes, Parceiros e Fornecedores. Esta Política não incentiva, mas não impede que, em nome próprio, nos limites da lei, sem vínculo ou menção à Takter, as pessoas façam suas contribuições, por respeito ao direito individual inalienável.

Havendo a proposta de fusão, incorporação, aquisição ou reestruturação societária, será necessário proceder Due Diligence para garantir a viabilidade econômica e o alinhamento a esta Política de Compliance.

A Takter Brasil fundamenta suas relações com Clientes, Parceiros e Fornecedores nos Valores éticos e nas Normas de Sustentação declaradas nesta Política. Nesse sentido, as práticas aqui descritas serão sempre adotadas:

• busca pela excelência na prestação dos serviços;
• abertura a sugestões de melhorias e de correção de rumos;
• cumprimento das leis, em especial das Normas de Sustentação desta Política, e dos acordos estabelecidos;
• tolerância nos estritos limites desta Política e dos acordos estabelecidos;
• busca constante pela solução amigável dos conflitos;
• não discriminação de qualquer espécie;
• transparência e clareza das informações, principalmente relativas aos produtos e serviços ofertados; 14.8. respeito ao sigilo da informação confidencial própria, de Clientes, Fornecedores e Parceiros a que tiver acesso em razão de contratos estabelecidos;
• ruptura de acordos firmados sempre que a outra parte não os estiver cumprindo, após tentativa infrutífera de solução amigável, ou quando houver risco legal, social ou ambiental;
• em se tratando de Entidades Públicas, reuniões e conversas entabuladas deverão ter, sempre que possível, a participação de mais de um Dirigente ou Colaborador da Takter Brasil; deverão ser formalizadas e registradas na empresa e na Entidade Pública, por e-mail ou outra forma que deixe transparentes o fato e todo o conteúdo tratado, as pessoas envolvidas, local, data e hora;
• apresentação mediante prova de recebimento desta Política de Compliance a todos Clientes, Parceiros e Fornecedores, mesmo quando não houver possibilidade de colocá-la referenciada em contrato.

A Takter Brasil respeita e deve fazer respeitar a confidencialidade das informações próprias e das que tiver acesso em razão dos contratos assinados. São consideradas informações confidenciais todas aquelas que não forem públicas, em especial qualquer informação financeira, contábil ainda não publicada, de alianças, Clientes, Parceiros e Fornecedores, de produtos, projetos, pesquisa e desenvolvimento, de treinamentos e outras que sejam consideradas significativas e cuja divulgação possa prejudicar os negócios da Takter Brasil em relação à concorrência. É vedada a divulgação de informações consideradas confidenciais sem a prévia autorização do Comitê de Compliance. Se autorizada, a divulgação deverá ser feita nos estritos limites da autorização.

Entende-se que Conflito de Interesses ou a mera aparência de Conflito de Interesses pode gerar prejuízos para a imagem ou negócios da Takter Brasil. Dirigentes e Colaboradores devem assumir o compromisso de evitá-lo e evitar, inclusive, a aparência de Conflito de Interesses.

Para limitar a incidência, são vedadas as seguintes práticas:

• contratação de Fornecedor amigo ou familiar, quando as condições são menos favoráveis que as de algum concorrente;
• contratação de Fornecedor ou Colaborador, inclusive sendo terceirizado, com omissão de informações sobre parentesco com quem o indica, vínculo com Entidades Públicas, promessa de gratificação, gorjeta ou qualquer retribuição pela indicação, ou em situação de sonegação de tributos.

É obrigatório informar à Takter Brasil a existência de vínculo afetivo, de parentesco ou qualquer outro de Dirigentes ou Colaboradores com Agentes Públicos no momento de ingresso na empresa, se anterior, ou quando se consubstancia, se após o ingresso na Takter Brasil.

Para garantir a transparência contábil, patrimonial e financeira, as seguintes práticas são obrigatórias na Takter Brasil:

• todo registro contábil, financeiro e patrimonial da Takter Brasil seguirá as boas práticas e a legislação pertinente, garantidas a correção, a transparência e o rigor técnico;
• nenhuma operação financeira ou patrimonial deixará de receber os devidos registros contábeis e documentais;
• a documentação de suporte das operações e dos seus registros contábeis deverá ser mantida pelo prazo mínimo de cinco anos, se não houver exigência legal maior;
• os Dirigentes e Colaboradores devem prover a área financeira de todas a informação e documentação necessárias aos efetivos registros documentais e contábeis;
• todos os pagamentos serão realizados mediante as respectivas notas fiscais ou documento que contenha as formalidades legais e que comprove inequivocamente a realização da despesa;
• são expressamente vedados pagamentos relativos a Atos Lesivos, Pagamentos Facilitadores e despesas relativas a Corrupção ou Fraudes.
• os processos de monitoramento serão contínuos e, se verificada a necessidade, por auditoria externa contratada.

Em todas as oportunidades que a conduta de Dirigentes e Colaboradores se confunda com a Takter Brasil ou sua imagem, eles devem agir em conformidade com os Valores da Takter Brasil e com esta Política de Compliance. Todos têm o dever de zelar pela imagem da empresa, mesmo que fora de suas dependências físicas.

O uso do nome, da logomarca e da imagem da Takter Brasil nas redes sociais ou outros ambientes virtuais pessoais é vedado a Dirigentes e Colaboradores sem a devida autorização do Comitê de Compliance. Se concedida a autorização, são vedados, à pessoa que deles fizer uso, todos tipos de referência política, religiosa ou de qualquer espécie que possa gerar ofensas, conflitos, intolerâncias ou comportamentos desagregadores.

Todos os Dirigentes e Colaboradores da Takter Brasil assumem o compromisso de se manter alertas sobre Denúncias de Infrações à Política de Compliance. Qualquer pessoa da Takter Brasil que receber uma denúncia dessa natureza deverá, de imediato, encaminhá-la ao Compliance Officer, o qual dará seguimento, juntando todas as informações e eventuais provas e encaminhando com a maior celeridade possível ao Comitê de Compliance, para apuração e tratamento adequado.

De igual maneira, todos que tiverem conhecimento de práticas ofensivas a esta Política devem denunciá-las ao Compliance Officer com a maior riqueza de detalhes possível. A Takter Brasil garante o sigilo da fonte. As denúncias poderão também ser anônimas e, assim sendo, igual tratamento será dado.

Constatada qualquer infringência à esta Política de Compliance, os responsáveis serão comunicados para apresentar suas justificativas. Se necessário e possível, serão adequadamente capacitados. O fato deverá ser registrado com todos os detalhes disponíveis e, havendo a intenção clara ou a reincidência, o Dirigente ou Colaborador poderá ser afastado ou o contrato com Cliente, Fornecedor ou Parceiro poderá ser rescindido, a critério do respectivo líder, do Comitê de Compliance ou do CEO da Takter Brasil, dependendo da gravidade e do eventual dano causado. Para todas as situações, havendo o cometimento de crime, o Comitê de Compliance fará as devidas comunicações às autoridades competentes para apuração de responsabilidades e com elas colaborará até o deslinde final da situação. Em todos os casos, havendo dano de qualquer espécie à Takter Brasil, o CEO e o Comitê de Compliance avaliarão as medidas adequadas de reparação. Os atos serão formais, escritos e sempre passíveis de verificação.

Sócios, Dirigentes e Colaboradores da Takter Brasil devem conhecer e entender na sua plenitude esta Política de Compliance e cumpri-la integralmente. A Takter Brasil deve capacitar todos os integrantes de seu corpo administrativo e técnico, disponibilizar a Política para Clientes, Parceiros e Fornecedores e esclarecer todas as dúvidas prontamente. As dúvidas devem ser encaminhadas ao Compliance Officer e, se necessário, discutidas e ajustadas pelo Comitê de Compliance.

Para possibilitar a efetiva aplicação desta Política de Compliance, a seguinte estrutura está disponível na Takter Brasil:

• Compliance Officer: Além das atribuições já definidas, compete ao Compliance Officer institucionalizar a cultura de compliance na Takter Brasil e garantir a aderência das ações de todos, por meio da capacitação, do esclarecimento de dúvidas, da vigilância ativa para identificação de riscos ou de ações concretas contrárias à Política de Compliance e do encaminhamento das dúvidas e sugestões de atualização, bem como das denúncias de práticas desconformes ao Comitê de Compliance. Também é sua responsabilidade administrar o Canal de Compliance e fazer o registro das atas das reuniões de revisão desta Política. Quanto ao desempenho dessas atribuições, está vinculado diretamente ao CEO da empresa.
• Comitê de Compliance: Formado pelos sócios da Takter Brasil, possui as seguintes competências adicionais ao que já foi expresso anteriormente:
  • decide por votação, cujos votos têm o mesmo peso, independentemente das cotas do capital social que possuem;
  • decide as questões encaminhadas pelo Compliance Officer em caráter terminativo e com os mesmos valores expressos nesta Política;
  • provê todo apoio necessário ao desempenho das funções do Compliance Officer;
  • determina ao Compliance Officer a adoção de medidas preventivas ou investigativas, quando necessário, ou as executa quando mais apropriado;
  • desenvolve treinamentos internos sobre o tema;
  • define os recursos financeiros da Takter Brasil destinados à implementação e manutenção desta Política, em conjunto com o CEO e o CFO.
• Canal de Compliance: A Takter Brasil mantém o Canal de Compliance para esclarecimento de dúvidas e encaminhamento de sugestões e de denúncias, a saber compliance@takter.com.br

Anualmente, no mês de março, ou em menor período, se necessário, o Comitê de Compliance e o Compliance Officer se reúnem para analisar a necessidade de atualização desta Política. As reuniões são registradas em atas assinadas por todos os presentes.